谈建设电子文件归档的几个难题

2007年9月5日,建设部发布了《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117—2007（以下简称《规范》）,并于2008年1月1日起正式实施。《规范》3.0．2和3．0．3第6条指出对列入城建档案馆（室）接收范围的工程,按规定向当地城建档案（馆）室移交建设电子档案。《规范》把建设电子文件分为两大类,即建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件。     

我们这样整理全宗卷

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。青岛市档案馆在收集、保管、利用各全宗档案过程中,形成了涵盖众多文件材料内容的全宗卷和说明多个全宗立档单位及档案管理状况的综合全宗卷。按照国家档案局业务建设评价要求,为规范全宗卷管理,我们对全宗卷文件材料实行“两套”制整理方法,即全宗卷纸质归档文件材料,按照《归档文件整理规则》进行整理;对形成的相关电子目录数据,按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012),在数字档案馆系统中实行“八大类”分类管理。     

《建设项目档案管理规范》升版之我见

国家档案局于2018年4月8日发布了《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)(以下简称《规范》)并于2018年10月1日起实施,同时替代《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)(以下简称《整理规范》)。目前,新的《规范》已经实施了一年的时间,期间笔者通过对《规范》的不断学习,与《整理规范》的对比分析并结合实际工作总结了一些个人看法。     

电子档案接收管理系统平台设计与应用

电子档案接收管理系统平台(以下简称系统平台)作为江西省档案馆数字档案馆一期工程,始建于2008年,规划、实施了三网网络综合布线系统、三网网络系统软硬件与安全集成项目、电子档案接收管理软件研发项目以及声像电子文件采编系统等四个主要项目,至2010年10月完成,目前已经全部投入实际应用。系统平台以ISO14721开放档案信息系统(以下简称     

光盘备份:电子文件(档案)长期安全保存的有效方法

(档案)的脱机备份、异质备份和异地备份工作中,光盘以其存储适量、不可更改、寿命较长、价格低廉、便于查找、数据可监测和寿命可监测等突出特点已经在档案行业电子文件长期保存方面得到普遍认同。随着ISO/IEC10995《信息技术、信息交换和存储用数字记录媒介光学媒介档案寿命的评估实验方法》和《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008等标准、规范的公布实施,档案级光盘产品的上市以及光盘备份技术的成熟与完善,光盘已经成为电子文件(档案)的长期安全保存的有效载体。     

现行文件利用服务的再思考

档案馆开展现行文件利用服务是近几年来我国档案工作实践的一项创新.2001年5月8日,北京市昌平区档案局(馆)(以下简称昌平区档案馆)设立了现行文件阅览室,首开了北京地区档案部门提供现行文件利用服务的先河,引起了一定程度的关注.     

从电子文件管理的角度反思《档案著录规则》

《档案著录规则》(D A/T18-1999)自发布以来有效地指导了我国档案著录工作实践,很好地适应了纸质档案时代著录的要求,同时它也是档案标准化工作的重要组成部分,从执行的情况来看,它推动了我国档案工作向标准化方向迈进了一大步。随着新型载体档案文件的出现,尤其是电子文件的增多,我们发现《档案著录规则D A/T18-1999》在指导著录工作时表现出了一定的局限性。本文从电子文件管理的角度出发,对《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行反思,剖析其局限性,并提出相应的建议,希望与大家商讨.一、《档案著录规则》的局限性1.著录概念相对狭隘。在…     

北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读

北京数字档案馆标准体系建设"八个标准"之一的《综合档案馆档案数字资源管理规范》于2016年10月19日由北京市质量技术监督局正式批准发布为北京市地标(DB11/T 1357-2016),2017年2月1日起开始施行.为更好地理解和执行《综合档案馆档案数字资源管理规范》(以下简称《规范》),现对《规范》进行一些解读.     

电子公文归档管理暂行办法

2002年11月29日,国家档案局下发档发(2002)10号文,发布了DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DA/T29-2002《档案缩微品制作记录格式和要求》等3项档案行业标准,自2003年4月1日起实施。2002年12月4日,国家质量监督检验检疫总局批准了GB/T11821-2002《照片档案管理规范》(代替GB/T11821-1989)和GB/18894-2002《电子文件归档与管理规范》,自2003年5月1日起实施。2003年7月28日,国家档案局局长毛福民以6号令发布《电子公文归档管理暂行办法》,自2003年9月1日起施行。 本刊从今年第9期起新开“法规标准在线”专栏,专门刊发广大档案工作人员急需的新出台的档案法规标准文献,以方便各级档案部门和档案工作者开展工作,更好地贯彻实施档案工作法规和标准。本期重点刊发《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》。     

省内动态

河南省档案馆开通“已公开现行文件”和开放档案网上查询;郑州市档案局与城建档案馆联合组建建设项目档案验收专家库;焦作市建立食品电子档案确保群众饮食安全。     

归档文件整理时常见的错误

《归档文件整理规则》(DA/T22—2000,以下简称《规则》)实施3年了。在贯彻执行《规则》的过程中,出现了一些错误。这些错误有的出现在机关档案室,有的则出现在国家行业主管部门制发的档案管理文件中,有的出现在地方档案行政管理部门的业务指导工作中。如不及时指出并改正这些错误,“小洞不补,大洞难缝”,会带来积重难返的后果。一是有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理,而且还适用于专门文件材料的整理;二是不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革;三是有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的…     

《电子档案证据效力维护规范》解读

<正>2023年5月29日,国家档案局批准发布了《电子档案证据效力维护规范》（以下简称《规范》,DA/T 97—2023）,并于2023年12月1日起正式实施。特别说明的是,实务部门在维护电子档案证据效力时,首先应遵守法律法规和国家主管部门指导意见,《规范》作为非强制性标准,规定了各级各类档案馆（室）在电子文件归档与移交、电子档案存储与保管、格式转换、提供利用等过程中维护电子档案证据效力的一般要求与方法,适用于档案馆（室）电子档案证据效力维护的规范化运作。     

城市建设档案馆依法开放馆藏档案的思考

新修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)自2021年1月1日起施行.新修订的《档案法》规定,县级以上各级档案馆的档案,应当自形成之日起满二十五年向社会开放.城市建设档案馆(以下简称城建档案馆)应当充分认识开放馆藏档案的必要性,结合实际依法开展和改进开放馆藏档案工作.     

对文书档案按成文时间归档的一点看法

2001年1月1日《归档文件整理规则》(DA/T22-2000,以下简称《规则》)正式实施,对简化档案整理、深化档案检索,无疑有着革命性的意义。它对传统的文件归档整理方法进行了改革,使档案工作人     

福建省电子文件与电子档案数据接收中心基本建设思路

电子文件与电子档案的接收工作是电子政务信息资源体系建设的一个重要组成部分。福建省委、省政府办公厅于2003年联合下发的《福建省电子文件归档与电子档案管理办法（暂行）》明确要求：“各级国家机关单位应适时将形成时间巳满5年的．属永久保管的电子档案移交至同级国家档案馆．进行集中保管。”按照文件要求．福建省档案馆应当在2008年开始接收省直各机关单位形成的电子文件与电子档案。     

《绿色档案馆建筑评价标准》解读

档案行业标准《绿色档案馆建筑评价标准》(DA/T 76—2019)(以下简称"标准")于2019年3月4日由国家档案局批准发布,并于2019年9月1日起实施。它是国内第一部针对档案馆建筑的绿色建筑专用评价标准,也是新时期绿色发展理念在档案管理活动和档案事业发展中的具体体现,旨在引导档案馆建筑以及功能相近的建筑绿色设计、施工与运行,规范绿色档案馆建筑的评价工作。     

城建档案馆超范围接收档案的原因与对策分析

笔者在一家集团性的房地产开发公司从事工程档案管理工作,在工作中发现各地城建档案馆的档案接收范围普遍超出国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》,（档发字[1997]20号,以下简称《办法》）的规定。本文试简要分析城建档案馆超范围接收档案的后果、原因及应采取的对策。     

大连市规范政务服务“一网通办”电子文件归档与电子档案管理

日前,大连市政府办公室印发《大连市政务服务"一网通办"电子文件归档和电子档案管理办法(试行)》(以下简称《办法》)。《办法》的颁布实施是大连市贯彻落实新修订的《档案法》、推进大连市城市治理体系和治理能力现代化建设的重要成果,为加快"数字大连"和智慧政府建设提供了制度保障。《办法》规定了各级档案主管部门、电子政务项目审批部门、信息化工作机构、国家综合档案馆及政务服务机构的职责分工,规定了电子文件和电子档案的形成与收集、整理与归档、保存与利用、移交与接收等方面的具体标准。《办法》在制定时,将新修订的《档案法》中第五章第三十七条关于"电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用"的规定落到实处,明确要求来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案,与传统载体档案具有同等效力,可以电子形式作为凭证使用。     

对《电子文件归档与管理规范》中术语定义的几点建议

文章肯定了《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894 -2002 ,以下简称《规范》)对电子文件管理实践的重要指导意义 ,指出《规范》定义部分中尚存在若干值得商榷的地方 :一、采用列举的方式定义术语 ,不能恰当揭示事物本质 ,增加了实践中的差异性 ;二、个别术语内涵、外延的确定过于狭隘 ,不利于档案领域对外交流与信息资源共享。针对这些不足 ,笔者提出了相应建议。     

《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)的内容及相关问题探讨

国家档案局在2019年12月16日发布了《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)(以下简称"规范")这一行业推荐标准。规范与之前国家档案局发布的《录音录像档案数字化规范》(DA/T 62—2017)和《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63—2017)等三个行业推荐标准,为我国录音录像档案的管理实践,提供了切实可行的作业标准指南。本文着重介绍规范的主要内容,并对其中存在的一些问题进行理论探讨。文中不当之处,希望同仁斧正。